Vier voorbeelden van processen die overzichtelijker, betrouwbaarder of eenvoudiger zijn gemaakt binnen de systemen die al aanwezig waren.
Van knelpunt naar resultaat
De cases zijn geanonimiseerd, maar gebaseerd op werkelijk gebouwde en geteste oplossingen rond voorraad, interne software en ERP-processen.
Wanneer lengtes, locaties en reserveringen op verschillende plekken worden bijgehouden, is het lastig om te bepalen welk materiaal nog beschikbaar is. Met een scanbare voorraadapp worden reststukken, reserveringen, locaties, voorraadwaarden en Ridder iQ vanuit één overzicht beheerd.
Projecten, taken, herinneringen, e-mails en bestanden horen bij elkaar, maar zijn vanuit één spreadsheet niet altijd praktisch te beheren. Een lokale werkapp brengt deze informatie samen in één overzichtelijke en configureerbare omgeving.
Wanneer Quotation Factory een nieuwe stuklijst aanmaakt, kan een vergelijkbare of bruikbare structuur al in Ridder aanwezig zijn. Een controlescript vergelijkt beide structuren en laat medewerkers precies zien waar de verschillen zitten.
Niet iedere order vraagt om dezelfde actie. De ene bevestiging moet worden verzonden, bij een andere hoeft alleen de status te worden gewijzigd. Een bulkoverzicht laat medewerkers meerdere orders tegelijk beoordelen, terwijl uitzonderingen en fouten per order apart worden afgehandeld.
De verhalen
Geen technische opsomming om indruk te maken. Wel helder laten zien waarom een verbetering nodig was en hoe die in het dagelijkse werk landde.
Bij lengtemateriaal is alleen het aantal voorraadstukken niet voldoende. Medewerkers moeten ook weten hoeveel materiaal er per stuk resteert, waar het ligt en welk deel al voor een order is gereserveerd.
Wanneer deze gegevens handmatig of op verschillende plaatsen worden bijgehouden, ontstaat het risico op dubbele invoer en onduidelijkheid over de werkelijk beschikbare voorraad.
Voor een productiebedrijf is daarom een interne, scanbare voorraadapp ontwikkeld.
In de app worden per reststuk onder andere de resterende lengte, locatie en reserveringen bijgehouden. De beschikbare lengte wordt automatisch berekend, zodat medewerkers direct kunnen zien welk materiaal nog inzetbaar is.
Ook artikelen, voorraadwaarden en wijzigingen aan reststukken worden gecontroleerd uitgewisseld met Ridder iQ.
Medewerkers werken vanuit één actueel voorraadoverzicht. Zij hoeven informatie over reststukken niet meer op verschillende plaatsen te controleren of opnieuw in te voeren.
Nieuwe en gewijzigde reststukken worden automatisch klaargezet voor verwerking in het ERP-systeem. De synchronisaties blijven zichtbaar, zodat gecontroleerd kan worden welke gegevens zijn verwerkt.
Een Excel-lijst kan een prima startpunt zijn voor het bijhouden van taken en projecten. Naarmate er meer informatie bijkomt, wordt het echter steeds lastiger om de samenhang te bewaren.
Taken hebben bijvoorbeeld bijlagen, e-mails, herinneringen en lokale projectmappen. Vanuit één spreadsheet zijn deze onderdelen niet altijd logisch en veilig te beheren.
De bestaande Excel-werkwijze is daarom omgezet naar een lokale Windows-app.
De app bevat een dashboard, zoek- en filtermogelijkheden en configureerbare categorieën. Bestanden en mappen blijven gekoppeld aan het juiste project. Ook kunnen Outlook-e-mails worden omgezet naar taken, zodat belangrijke acties niet los in een mailbox blijven staan.
Gebruikers werken vanuit één omgeving waarin taken, projectinformatie, e-mails en bestanden met elkaar verbonden blijven.
Daardoor is sneller zichtbaar wat bij een project hoort en kunnen medewerkers gerichter zoeken, filteren en ordenen. Tegelijkertijd houden zij zelf controle over categorieën, taken, mappen en bijlagen.
Bij het verwerken van offertes vanuit Quotation Factory kan een nieuwe stuklijst in Ridder worden aangemaakt. In sommige gevallen bestaat binnen Ridder echter al een structuur die opnieuw gebruikt kan worden.
Zonder een goede vergelijking is het lastig om te beoordelen of beide stuklijsten werkelijk gelijk zijn. Daardoor kan onnodig dubbel uitwerk- en programmeerwerk ontstaan.
Hiervoor is een script binnen Ridder ontwikkeld dat mogelijke bestaande stuklijsten opzoekt en vergelijkt met de structuur uit Quotation Factory.
Medewerkers zien niet alleen dát er verschillen zijn, maar kunnen ook bekijken waar deze verschillen zitten. Daarbij worden onder andere de hoofdstructuur, substuklijsten en verschillende soorten regels gecontroleerd.
De prijs uit Quotation Factory blijft daarbij leidend.
Medewerkers kunnen beter onderbouwd beslissen of een bestaande stuklijst geschikt is voor hergebruik.
Wanneer een bestaande structuur wordt gekozen, kunnen tijdelijke hoofd- en substuklijsten uit Quotation Factory gecontroleerd worden opgeruimd. Dat voorkomt dat ongebruikte of dubbele structuren in het ERP-systeem achterblijven.
Bij het verwerken van orderbevestigingen kan per klant of order een andere actie nodig zijn.
Sommige orders moeten direct worden gemaild. Bij andere orders hoeft alleen de status te veranderen of moet de verwerking bewust worden overgeslagen. Tegelijkertijd mag een fout in één order er niet voor zorgen dat alle overige orders blijven liggen.
Hiervoor is binnen Ridder iQ een bulkoverzicht ingericht.
Per order kiest de medewerker tussen:
Met klantfilters kunnen vergelijkbare orders gezamenlijk worden beoordeeld. De gemaakte keuzes blijven behouden wanneer een filter wordt aangepast of verwijderd.
Medewerkers hoeven orders niet meer één voor één via losse handelingen te verwerken.
Reeds verwerkte orders worden beschermd tegen onbedoelde dubbele verwerking. Wanneer bij één order een fout optreedt, gaan de overige geldige orders gewoon verder.
Na afloop ontvangt de medewerker een overzicht van de regels die niet konden worden verwerkt. Zo is direct zichtbaar welke orders nog aandacht nodig hebben.
De rode draad
De oplossingen verschillen, maar de aanpak blijft gelijk: eerst het werkelijke proces begrijpen, daarna zo klein en praktisch mogelijk verbeteren binnen de bestaande organisatie en systemen.
Geen grote vervanging wanneer een gerichte verbetering voldoende is.
Automatiseren waar het kan, bewust kiezen waar uitzonderingen of risico's bestaan.
Niet stilvallen of gokken, maar gericht melden wat niet lukte en waarom.
Uw volgende case?
Beschrijf kort wat er gebeurt. Dan kijken we eerst of het probleem scherp genoeg is en welke praktische oplossingsroute daarbij past.